深圳市关爱行动公益基金会档案管理制度

       为了加强深圳市关爱行动公益基金会（以下简称关爱基金会）档案管理，根据《中华人民共和国档案法》、《基金会管理条例》等法律法规，按照《深圳市关爱行动公益基金会章程》的规定，制定本制度。

第一条  基金会各种具有保存价值的文件、方案、软件、财务资料、人事资料、会议纪要、协议、内外行文图片、音像、实物等都必须立卷、归档。

第二条  档案编号以职能部门工作实际情况归类，采取“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。

第三条  归档后填写相关《档案管理登记表》。

第四条  档案保存期限除政府有关法令或本会其他规章制度规定者外，一律按照下列规定办理：

永久保存：基金会章程，理事名册，理事会、监事会会议纪要，基金会证照，各级批文，印鉴，年度财务报表，规章制度，不动产所有权证及其他债权凭证，人事资料，大型活动图片，音像资料以其它核定须永久保存的文书；

保存二十年：会计凭证，其他经核定须十五年保存的文书(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)；

保存五年：期满或解除的合同协议，完结后的项目方案，其它经核定须保存五年的文书；

保存一年：部门工作计划及工作总结，完结后的部门请求报告，完结后无长期保存必要文书。

第五条  各部门负责起草或主办的文件及大型活动方案，由各部门负责整理装订，以左方装订为原则，右上角标明档案号。如有褶皱、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。

第六条  所有档案由秘书处指派专人保管。

第七条  因工作需要调阅档案时，须填写《档案调阅申请单》，并经相关领导人批准后方可调阅。跨部门档案调阅须秘书长批准。

第八条  档案管理人员必须严格按照《档案调阅申请单》的内容，将档案调出，供调档人查阅。调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人。借阅时间最长不超过1个工作日。

第九条  《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。

第十条  如调档内容更改，调档时间延长，应按调档程序重新办理。

第十一条  需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》，经相关领导人批准后方可销毁。

第十二条  销毁档案须两人以上人员共同完成，秘书办指定专人监督销毁，并填写《档案销毁登记表》，档案销毁每半年进行一次，即每年的１月和７月。

第十三条  《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份，申请部门一份，办公室一份。

第十四条  档案管理人员应妥善保管，防虫蛀、防霉、防丢失，保证档案安全。

第十五条  所有档案应有专柜存放、加锁，定期清理通风，防湿。

第十六条  所有档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场所。

第十七条  各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。

第十八条 本制度由关爱基金会秘书处负责解释。本制度由关爱基金会第一届第十四次理事会审议通过后实施。 

                                深圳市关爱行动公益基金会

                                                                        2018年9月26日